Télétravail : entre adaptabilité et innovation

15.06.2021
Challenges techniques, collaboration réinventée, bien-être au travail reconsidéré et management révolutionné, comment le télétravail nous a amené à repenser notre organisation et nos outils de travail ?
Groupe

Selon le Code du Travail, le télétravail se définit comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L. 1222-9 du Code du travail).


Depuis le passage massif des salariés français en télétravail en mai 2020, le nombre de jours télétravaillés par semaine est passé d'une moyenne de 1,6 à 3,6 jours par semaine. Parmi les salariés en télétravail, 45% d'entre eux le pratiquent aujourd'hui à 100% (Source : Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis).

Pratique implémentée depuis 2014

Néo-Soft possède un accord télétravail depuis 2014. C'est donc bien avant sa généralisation en mars 2020, que nous avions fait le choix de proposer cette mesure à nos collaborateurs. L'objectif de cet engagement est de proposer à nos équipes un confort supplémentaire dans l'organisation de leur vie pro/vie perso. Ce mode de travail nous permet également de servir notre démarche RSE, en réduisant notre empreinte environnementale, avec la limitation des trajets domicile/travail. 

Le télétravail pendant la crise, un défi technique relevé

La première semaine de confinement national en mars dernier a été marquée par le passage en télétravail, en simultané, de tous nos salariés. Cette généralisation nous a donc poussé à repenser certains usages et certaines méthodes de travail. Nous avons mis à disposition de nos salariés tous les outils nécessaires à un télétravail de longue durée, sur le plan technique, collaboratif mais aussi psychologique. Pour Olivier CREPLET, notre Directeur de la Transformation et de l'Innovation, les défis techniques ont été multiples pour répondre à l'urgence de la situation. En un temps record, il a fallu notamment :

  • Fournir des ordinateurs portables à l'ensemble de nos collaborateurs en mission
  • Accélérer le déploiement de Microsoft Teams comme nouvel outil de communication
  • Augmenter la bande passante sur nos Data Centers et dans certaines agences.

Le déploiement de l'ensemble de ces projets a débuté il y a plus d'un an, mais nous continuons de renforcer notre écosystème afin de rester le plus flexible possible.

Une collaboration réinventée

Microsoft Teams a été l'une des priorités dans le maintien de l'activité des salariés puisqu'il répondait à nos besoins de communication, de collaboration, et de sécurité. Pour rester agiles et s'adapter aux différentes situations, nous continuons de déployer un maximum de fonctionnalités, tout en sécurisant nos utilisations. L'objectif étant de pérenniser le télétravail en offrant à nos équipes des outils complets, fonctionnels et adaptés.


Pour Olivier, tous les enjeux résident dans une gestion du travail collaboratif efficace et une communication efficiente : « Nous n’en sommes qu’au début. Nous avons encore une marge de progrès, mais ça va arriver. En un an et demi nous avons acté une transformation numérique considérable sur tous nos usages, il faut que ça continue. Pour ce qui est de la communication, elle a forcément pris une nouvelle forme. Tous les échanges informels qu'il pouvait y avoir à la pause café passent désormais par les outils collaboratifs, la transmission d'informations s'alourdit. Le challenge va être de trouver le bon équilibre entre le choix des outils et les types de communication. »

Bien-être et équilibre vie pro/vie perso

Lorsque le télétravail est souhaité par le salarié et bien encadré, il devient un argument de poids. Lors des dernières enquêtes HappyAtWork® et WorkAnywhere menées auprès de nos collaborateurs en 2020 et 2021, nous avons pu identifier les bénéfices et les freins rencontrés par les équipes. Parmi les éléments particulièrement appréciés, nous retrouvons :

  • Le temps de trajet (27%)
  • L'autonomie dans la gestion des priorités (16%)
  • L'équilibre vie pro/vie perso (14%).


L'autonomie, le confort, l'efficacité et la concentration ont donc été identifiés comme les grands atouts du télétravail. 63,8% de nos salariés s'estimaient d'ailleurs plus performants dans la gestion de leurs objectifs et priorités.


En revanche, 3 sujets ont constitué plus de 60% des problématiques pour les salariés :

  • La déconnexion (22%)
  • Le sentiment d'isolement (22%)
  • La communication avec ses collègues (21%).

Malgré tout, un élément reste plébiscité : la confiance. En effet 92,2% des collaborateurs considèrent que leur manager leur fait confiance pour l'organisation de leur travail à distance, un ingrédient clé dans la réussite de ce mode d'organisation.


Pour accompagner nos équipes dans leur quotidien à distance, nous avons mis en place dès le début de la crise sanitaire un outil de gestion du bien-être : Moodwork. Levier principal dans notre gestion de la santé psychologique des salariés, Moodwork propose des parcours spécifiques selon les difficultés rencontrées et propose un accompagnement ciblé.


Notre rôle d'écoute, clé de voute de notre suivi collaborateurs, a été renforcé ces derniers mois. La communication avec les managers s'est accentuée afin d'entretenir la cohésion entre les équipes.


Sophie, RH à Tours, a réussi à conserver le lien avec ses équipes en multipliant les échanges via Teams, mails, téléphone, SMS : « J’échange avec les consultants régulièrement, pour prendre de leurs nouvelles, savoir comment ils vivent le télétravail et la distanciation au quotidien. C’est important de connaître leurs difficultés et de partager les nôtres. En cas d’alerte, je remonte l’information au manager afin de mettre en place un plan d’actions. ».

Management à distance : comment maintenir le lien ?

Pour les managers, ce mode d'organisation s'est présenté comme un nouveau challenge : celui de maintenir le lien et la cohésion avec les équipes à distance.

Pour Thibault, Ingénieur d'Affaires à Paris, le meilleur moyen de maintenir le lien social est de s’écrire régulièrement et de mettre la caméra lors des réunions : la spontanéité des échanges n'en n'est que meilleure.

Emilie, RH à Limoges a rapidement instauré les « Café Teams » pour réunir ses équipes : un créneau d’une demi-heure, sur lequel chacun est libre de passer le temps qu’il veut et où les discussions sont libres. « Nous avons également organisé des sessions de jeu en ligne un mardi sur deux, sur l’heure du déjeuner. Au programme, des parties de Mario Kart, Among Us, Skribble.io, Gartic Phone… »


À Tours, Sophie a opté pour des Gaming Night en ligne. « Nous avons eu de belles surprises et beaucoup de rires partagés. Nous avons également proposé des webinars technophiles avec nos associations partenaires. »


En clair, les managers n'ont pas manqué d'imagination pour que le travail à distance n'entache pas la solide cohésion des équipes 💪 Et cela se ressent : 68% de nos collaborateurs estiment que même en travaillant à distance, ils développent des relations conviviales avec leurs collègues, et pour 72,4%, l'esprit d'équipe est maintenu.

Côté communication, la crise nous aura permis de déployer une nouvelle communauté : la HappyTeam. Ce canal Teams auquel l'ensemble des collaborateurs a été invité, nous a permis de transmettre de manière plus spontanée les dernières actualités du Groupe et donc de maintenir un lien de proximité pendant la crise.

Nous avons également repensé nos événements au format digital. L'opportunité de réunir l'ensemble des équipes quelle que soit leur zone géographique, sur des événements qui ne se tenaient jusque-là qu'en local.


Les traditionnelles réunions d'agence, honorées en début d'année par notre équipe de Direction, ont elles aussi pris une tournure un peu différente. En effet c'est en Live Streaming que notre PDG Soïg LE BRUCHEC et notre DG Samuel LEPELTIER se sont adressés à nos collaborateurs. Un plateau de tournage a vu le jour dans nos locaux parisien pour accueillir 5 événements retransmis en direct à l'ensemble des équipes.

Et pour les nouveaux arrivants ?

Côté intégration, les petits déjeuners de bienvenue dans nos locaux se sont transformés en petits-déjeuners virtuels. Certains collaborateurs arrivés pendant le confinement ont vécu une expérience un peu particulière sur fond de télétravail et visioconférences. 

Onboarder

Pour la DTI, la difficulté du onboarding à distance réside dans le contournement des processus en place. D'habitude les collaborateurs se familiarisent avec leur PC à l'agence, tous les réglages sont gérés le jour de son intégration en présence de ses collègues. Avec le télétravail, il faut envoyer le matériel directement à son domicile, débloquer le PC en amont... la logistique est mise à rude épreuve.

Être onboardé

Pour Thibault, intégré en novembre, le bilan est plus que positif : « L'annonce de mon arrivée a été communiquée à l'ensemble des équipes, je me sentais attendu, c'était vraiment appréciable. Tout mon matériel était prêt : PC, téléphone, accès aux différentes plateformes... Le planning a été ajusté, j'ai pu me rendre en agence un jour par semaine pour rencontrer mon équipe (gestes barrières de mise bien entendu), puis j'ai fait connaissance avec les équipes petit à petit via des moments d'échanges instaurés : Escape Game, Soirée jeux... ».

Quels challenges pour demain ?

La crise sanitaire a permis de faire évoluer les préjugés véhiculés par le télétravail (manque de confiance, organisation...). Cela nous incite également à revoir certains de nos processus. Parmi les défis qui nous attendent :

  • Repenser l'utilisation de nos dispositifs téléphoniques
  • Revoir notre gestion des parcs de PC
  • Réexaminer la gestion du réseau et l'organisation du stockage des documents
  • Mettre en place des bonnes pratiques pour optimiser notre utilisation des outils.

Quelques tips pour un télétravail efficace...

Pour terminer, nous avons demandé à quelques-uns de nos managers leurs tips pour un télétravail efficace :

  • Thibault : Avoir la fibre !
  • Camille : Un lieu calme, ne jamais oublier d’échanger avec les collègues et leur demander simplement comment ils vont participera à maintenir l’équipe soudée.
  • Sophie : Faire une pause pour bouger/s’aérer 5 min sans culpabiliser, répondre à un appel de la même façon qu’on prendrait le temps de faire une pause-café au boulot.
  • Emilie : Se créer un espace de travail optimal et confortable.

Sarah DERANCOURT,
Cheffe de projet communication