ASP & Néo-Soft, un défi commun face à la crise
Si la crise du Covid-19 a stoppé net une bonne partie de la France, l’activité ne s’est pas arrêtée pour tout le monde. C’est le cas de notre équipe Limougeaude, bien loin de penser il y a quelques semaines qu’elle jouerait un rôle décisif dans cette crise, et qui a poursuivi son travail auprès de notre client : l’ASP.
L’Agence de Services et de Paiement
Mathieu et Paul, développeurs chez Néo-Soft, ont eu la gentillesse de répondre à nos questions sur le projet pour lequel ils travaillent aux côtés de l’ASP et dont le rythme s’est particulièrement intensifié ces 2 derniers mois.
L’ASP (Agence de Services et de Paiement) est l’organisme payeur de l’État chargé de mettre en œuvre les dispositifs d’aides dans divers domaines (agriculture, formation etc.). C’est notamment cet établissement public qui indemnise les entreprises recourant au chômage partiel. L’objectif de ce système est de maintenir un niveau d’activité minimum tout conservant les ressources au sein de l’entreprise.
Peu connu jusqu’alors, les communications du gouvernement début mars l’ont très rapidement rendu célèbre. En effet, ce sont des centaines de milliers de personnes qui se sont connectées sur le site activitepartielle.emploi.gouv.fr en quelques jours seulement. Maintenir l’application opérationnelle a donc été un défi technologique à relever. Immersion dans le projet d’activité partielle : on vous raconte.
3 défis à relever
Le 12 mars dernier, le président de la République annonce lors d’une allocution télévisée « dès les jours à venir, un mécanisme exceptionnel et massif de chômage partiel sera mis en œuvre ». La course contre la montre est alors lancée. Il faut intégrer des personnes au projet qui prend de l’envergure.
« Nous avons fait un casting pour constituer une Dream Team, nous avons rappelé ceux qui avaient précédemment travaillé sur le projet pour staffer en catastrophe » explique Mathieu. En seulement quelques jours, l’équipe est sur pied, nous passons de deux personnes sur le projet (un chef de projet MOE côté ASP et un développeur côté Néo-Soft) à 11 dont 8 développeurs Néo-Soft.
Le grand nombre de connexions et la multiplication des données collectées ont rapidement rendu l’infrastructure du site insuffisante, plaçant la refonte de l’Ops comme une priorité inévitable. Au-delà de l’hébergement, il fallait également assurer l’optimisation de la puissance des machines et du stockage de données. L’ASP utilisait habituellement 2 à 3 serveurs pour héberger et maintenir le site, ce sont désormais une quarantaine de serveurs qui tournent en simultané.
« L’ASP a su investir dans les bonnes ressources au bon moment, ils ont été très réactifs. L’équipe Ops était sur le pont presque 24h sur 24 afin de mettre en place tout ce qu’il fallait pour que ça tienne » précise Mathieu.
Mais comment gérer une plateforme web datant de 2013 qui passe de 80 000 entreprises en 6 ans à plus d’1,3 millions en seulement quelques semaines ? Comment répondre aux attentes du gouvernement en mettant en place les évolutions et correctifs sur un site avec une charge encore jamais vu à l’ASP et ce, en seulement 15 jours ?
« Le défi c’était de faire entrer tout le monde sur la plateforme et donc de gérer plusieurs dizaines de milliers de connexions simultanées. Les premiers jours, le site crashait dès l’inscription » nous confie Paul.
Les phases du projet
L’équipe a rapidement été scindée en deux :
- Une partie dédiée à la correction de bugs et de charge en production, notamment à l’import de nouveaux contacts et à l’optimisation des temps de réponse du site
- L’autre étant chargée de mettre en place les évolutions liées aux nouveaux décrets et aux spécificités des mesures Covid-19. Il a notamment fallu faire cohabiter l’ancien et le nouveau système.
Les trois premières semaines ont donc été dédiées à faire entrer et surtout à faire rester tout le monde sur l’extranet, sans le faire crasher. Depuis, l’équipe travaille au cas par cas, avec son lot d’imprévus.
Ce sont en effet les grandes entreprises qui entrent désormais sur la plateforme avec de très gros volumes d’heures à déclarer. « Si nous avions des champs prévus pour 9 millions d’heures, avec l’arrivée des grands groupes et de leurs 10 à 20 millions d’heures, le compteur a explosé. Il a fallu totalement revoir notre référentiel, le cas max n’avait plus de sens. On est passés du site grand public à très grand public » explique Paul.
Le code, développé en PHP, a donc été optimisé pour que des fonctionnalités prévues initialement et n’ayant plus de sens dans un contexte à 1 million d’entreprises, soient adaptées.
Il a fallu gérer les flux d’e-mails de confirmation et troquer les fonctionnalités habituellement gérées à la main au profit de la validation automatique. Comment une seule personne habilitée peut valider 60 000 dossiers par jour ?
« Nous avons assisté à de l’extrême sur tout, de l’extrême sur le nombre de connexions simultanées, sur le nombre d’informations demandées. On a découvert la vision grand groupe. Les seuls qui avaient fait ça avant c’est Facebook ou Google lorsqu’ils ont demandé à Orange d’augmenter la bande passante. »
Organisation du télétravail
Si la moitié de l’équipe a souhaité rester sur site (avec une application stricte des mesures barrières bien sûr !), l’autre moitié a réalisé le projet en télétravail. La mise en place d’outils comme Teams côté Néo-Soft ou Rocket.Chat côté ASP a permis de fluidifier les remontées d’informations et de garder le contact. Au-delà de la réunion hebdomadaire, une mêlée quotidienne a été organisée pour échanger en temps réel. Le distanciel n’a donc pas semblé gêner ou freiner la gestion de projet.
Côté convivialité, « Des petits Apéro Teams qui ont été mis en place avec Emilie notre RH pour voir un peu tout le monde. Je suis aussi en contact régulier avec Alexis, notre Directeur d’Agence. » précise Paul.
Comment envisager l’après ?
Nous sommes tous persuadés qu’il y aura un après Covid-19. Concernant la plateforme, elle devra continuer à soutenir les entreprises en difficulté et ce, bien après la crise sanitaire. Sa renommée soudaine va peut-être déclencher par la suite, qui sait, de nouveaux investissements.
Pour ce qui est de Mathieu et Paul, un petit verre post-déconfinement pour fêter le travail réalisé entre collègues semble être la priorité, ainsi qu’un peu de vacances et de repos bien mérité !
Un dernier mot pour la fin ?
« Au début ça fait un peu peur de voir tout le monde partir et se dire qu’on est tous seuls à rester pour agir, mais finalement l’ambiance est très bonne. On a un accompagnement assez présent et un suivi régulier. »Paul
« Il y avait un enjeu énorme sur ce projet, lorsqu’ils nous l’ont présenté ce fameux matin, ils nous ont dit : on est dans le service public avec un grand -S, si demain la France se relève parce que son tissu économique a été conservé ce sera grâce à vous, tu sais à ce moment-là qu’il ne va pas falloir chômer, mais tu ressens aussi une certaine fierté. »Mathieu
« Je tiens à souligner l’investissement et le professionnalisme des équipes Néo-Soft qui a rendu une copie très appréciable, et ce, dans une très bonne ambiance »Gilles MONTI, Directeur de l’informatique et des technologies chez ASP.
Néo-Soft et ASP félicitent le travail réalisé par leurs équipes : Jérémy, Paul, Mathieu, Rémi, Olivier, Bastien, Thomas, Florian et Corentin ainsi que tous les collaborateurs ASP ayant contribué au projet.